領収書をもらう必要性

なぜ、会社の経費を支出した時に領収書をもらう必要があるのでしょうか。
それは、経費の支出の内容を明確にするためです。

税務調査が入った時に領収書があれば、誰に対して、どんな目的で経費を支出したかの裏づけとすることができます。
よって、領収書は経費になるかどうかは後で、経理が判断するとしても、貰い忘れのないようにするべきでしょう。
領収書は、店や会社の名前、日付、金額が明確であれば、手書きのものでなくても、レシートでも問題ないです。
逆に、手書きであっても、店や会社の名前、日付、金額、支出の目的が明確でない場合は経費として、認められないので、注意が必要です。

領収書の代用となるもの

経費の支出のうち、領収書が出ないものもあります。
例えば、移動手段で利用した電車やバスなどの交通費の支払です。
この場合は、交通費精算書が領収書の代用となります。
また、取引先や社内の人に対する慶弔見舞金です。
この場合も領収書は出ないです。
よって、この場合は、支払証明書に記載します。
この支払証明書には、支払先、支払日、支払金額、支払いの目的を記載しておきます。
また、慶弔見舞金の裏付け資料として、結婚式の招待状や葬儀の案内上なども一緒に保管しておくとよいでしょう。

領収書の整理と保管

領収書はただ、もらえばよいというものではないです。
日々、整理して保管しておく必要があります。
経理としては、領収書を従業員からもらった時に内容が不明の場合は、その都度、確認をとるようにします。
そして、領収書をもとに会計ソフトを使い、記帳処理を行います。
したがって、記帳処理したものと領収書を突合できるように整理しておくべきです。

まとめ

領収書は会社の経費の裏付け書類として、大事な書類です。
貰い忘れがあると、経費を少なく計上することになり、利益が多くなり、結果として法人税を多く納めることになります。
よって、領収書は貰い忘れのないように、また店や会社の名前、日付、金額、支出の目的が明確な状態でもらうようにしましょう。